Ré-inventer ses réunions et séminaires

Les nouvelles réglementations sanitaires ont poussées les acteurs du milieu de l’événementiel à se réinventer pour créer et ré-inventer les réunions, séminaires et autres cycles de formations. Après plusieurs semaines confinés, qui ont provoqué l’émergence de nouveaux formats 100 % digitaux, le retour progressif à un semblant de vie normale nécessite une adaptation des meetings permettant à la fois de recréer un lien social et physique tout en respectant les distances de sécurité.

L’équipe Keeze vous propose aujourd’hui de découvrir comment le phygital, grande tendance découlant du e-commerce, a inspiré la création d’événements 100 % digitaux, comme pour Sustain 2020 d’Ecovadis, et l’émergence d’événements hybrides mais également toutes les clés et astuces pour lier au mieux présentiel et distanciel !

  • Le Phygital : allier monde physique et digital, évolution du retail

Existant depuis plusieurs années dans le retail, le phygital consiste à créer une synergie entre univers physique, notamment les boutiques, et univers virtuel, les e-shop. L’idée principale réside dans le fait de tirer le meilleur des deux aspects afin de proposer aux clients une expérience simplifiée et personnalisée.

Dans le commerce comme dans le B to B, la notion d’expérience client a toujours été primordiale et essentielle. La crise traversée en ce début d’année fait naître la nécessité d’inclure l’aspect digital aux rencontres physiques que nous organisons. Que ce soit en 100 % en ligne ou au travers d’événements hybrides, les mutations des modes de réunions sont nombreuses et gardent toujours le même point au centre de leur attention : une réelle expérience à vivre pour les participants.

La crise du COVID 19 a vu l’émergence de nouveaux modes de travail. Le télétravail s’est démocratisé et les relations entre collègues se sont réinventées poussant les acteurs du marché de l’événementiel à se réinventer. Si le 100 % digital, sous des formats commes les webinars, a été un véritable succès pendant le confinement, il convient à présent d’envisager de nouvelles formes d’événements mêlant physique et digital pour développer une expérience d’autant plus prenante et marquante.

  • Les webinars : des conférences en ligne accessible à tous

Aussi appelé webinaires, les webinars sont des conférences en ligne réalisées à des fins internes (réunion, formation, discussion) mais aussi, et surtout, destinées à des publics externes à une entreprise. Privilégiant le partage et l’instantanéité, les webinars permettent pour les apprenants de suivre la visioconférence, d’interagir sur le chat voire d’accéder, grâce au partage d’écran, à des powerpoints et autres vidéos diffusés par l’orateur. 

Si il a toutes les caractéristiques de la conférence traditionnelle, le webinar a l’avantage de pouvoir réunir des profils différents, peu importe leur localisation géographique notamment, et de toucher une audience plus grande.

L’intervention du ou des experts se fait souvent face à un public de professionnels d’un secteur ou d’un métier en particulier. Il permet de bénéficier sur un temps donné, souvent 1h, d’une expertise particulière concernant un sujet précis. Plus adaptable aux problématiques d’entreprises, le confinement a vu l’émergence de conférences en ligne abordant des sujets divers et variés afin de répondre notamment aux mutations des habitudes de travail.

Le webinar rassemble et permet un échange. Il a également l’avantage de pouvoir être enregistré et rediffusé pour s’inscrire dans le temps.

Les longues semaines de télétravail ou de conférence en ligne ont marqué le paysage du secteur événementiel. Les règles sanitaires en vigueur nous poussent tous à innover et envisager la création d’événements hybrides pour continuer à se réunir.

  • Les événements hybrides : s’adapter à la crise tout en continuant de réunir

Les événements hybrides font désormais partie intégrante du paysage du secteur événementiel. Conférence, séminaire, festivals, réunions, formations, tous les événements peuvent être adaptés aux codes du phygital afin de garantir la sécurité des participants face à la Covid-19 tout en profitant des avantages que peuvent apporter des rencontres en réel.

Evenement.com évoque notamment les grandes lignes directrices qui permettent de faire de son événement hybride un réel succès. Joe Panepinto, vice-président directeur et chef de la stratégie de Jack Morton Worldwide décompose le plan d’action autour de 3 mots d’ordre :

– Recentrer : que ce soit sur le public ou les objectifs, le phygital vous permet d’accueillir virtuellement de nouvelles cibles qui, notamment, jusqu’à présent, étaient contraintes géographiquement 

– Réimaginer : tout événement a pour coeur de faire vivre une expérience à ses participants. L’arrivée des techniques digitales dans l’événementiel est un des meilleurs moyens de repenser cette expérience en l’inscrivant dans le temps et sur la durée par exemple

– Réaligner : face aux mutations des modes de travail, il est aussi ici l’occasion de faire le point sur les compétences de votre équipe de production pour vous adapter aux différents changements

De son côté, Amaia Stecker, associée directrice chez Pilar & Co, met l’accent sur un élément essentiel de l’événement hybride : maintenir l’engagement du public en direct mais aussi en virtuel afin de créer une symbiose entre les deux écosystèmes. 

“ L’idée est que les participants aient une expérience similaire, et non de créer des citoyens de première et de seconde classe “.

Face au COVID-19, les événements hybrides sont une véritable alternative pour continuer de proposer des événements créatifs, innovants et ainsi de tirer tous les bénéfices que peuvent apporter le digital pour compléter le présentiel.

  • Quand organiser un événement hybride ?

Outre la portée impressionnante que peuvent prendre vos événements, la disparition des limites physiques grâce à la technologie vous permettra d’atteindre une cible plus large voir même mondiale. Le rapport qualité-prix n’en sera qu’amélioré également. En effet, au lieu de traverser pays et villes, ce format d’événement vous permettra d’accueillir une audience plus large.

Kick off, lancement de produit, salon, soirée, événement externe, le format hybride peut convenir à une multitude d’évènements. Si vous souhaitez présenter et créer une interaction avec une audience, soyez sûr que votre événement peut devenir un événement hybride.

  • Quelles sont les principes clés de l’événement hybride ?

L’élément principal dans le développement des événements hybrides est sans aucun doute l’accès et la stabilité du réseau internet que vous utiliserez. Que ce soit sur son téléphone ou son ordinateur, la multiplication des supports vous obligera également à choisir une plateforme fiable pour streamer l’événement.

Attention également, si la location et l’aménagement de l’espace peuvent faire l’objet d’économie budgétaire, l’équipement, que ça soit les caméras, le wifi ou bien même le personnel technique compétent nécessite un certain investissement.

Dans un article  de déplacementspros.com, Julie Cabrera, Corporate Event Manager chez Philips, rappelle également : « Il faut prévoir une vraie mise en scène, du contenu conçu par quelques-uns pour l’ensemble, avec la volonté de créer une expérience pour les participants » 

En effet, contrairement aux réunions sur Zoom ou Teams que nous connaissons, il faut ici créer un véritable environnement mais aussi du contenu pour intéresser son audience. 

Dans ce même article, plusieurs points de vigilances sont mis en avant, en plus des contraintes techniques déjà évoquées :

  • la durée et le format de l’événement : il est en effet impossible pour un participant de rester connecté des heures entières à son ordinateur. Contrairement aux réunions qui peuvent durer une journée entière, il faudra revoir votre format
  • les pauses “mentales” : pendant une intervention d’une heure, il est nécessaire de prévoir des pauses “mentales” en partageant un questionnaire, un jeu ou une petite activité. Cela vous permettra non seulement de capter l’attention de votre audience sur la durée mais aussi de vous assurer une certaine interactivité.

Vous l’aurez compris, l’événement hybride suit les mutations de notre manière de travailler et de nous réunir. La période de confinement qui nous a imposé le 100 % digital étant terminée, l’envie de se réunir et de partager poussent l’ensemble du secteur événementiel à faire preuve de créativité et d’innovation pour placer l’humain au centre des rencontres tout en continuant à respecter les règles sanitaires en vigueur. 

  • Keeze : les lieux parfaits pour vos événements hybrides 

Entièrement privatisés pour votre entreprise et votre événement, nos espaces sont modulables et s’adapteront à chacun de vos projets. Que ce soit les terrasses de nos salles rue d’Artois et rue de Monceau ou le patio privatif d’Opéra Lafayette, vous pourrez aussi bénéficier d’un espace extérieur qui vous est entièrement dédié selon l’espace choisi.

Privatif, choisir un espace Keeze c’est avoir la garantie du respect des mesures sanitaires actuelles. Notre équipe travaille au quotidien pour que soit respecté un processus rigoureux face à la crise actuelle et nous vous accompagnerons sur chacun de vos projets afin de réaliser avec vous l’événement parfait !

Nos espaces sont équipés d’une connexion WIFI stable et performante pour que vous puissiez streamer ou organiser des confcalls en toute tranquillité ! Le matériel informatique, écran de projection ou rétroprojecteur, est simple d’utilisation afin d’éloigner au maximum les potentielles contraintes informatiques. Nous sommes également équipés d’une solution pour visioconférence qui vous permettra de joindre n’importe quel participant à distance. Notre équipe est habituée, nous pourrons sans problème vous aider à votre arrivée et durant la journée pour vous garantir le succès de votre événement hybride. La scénographie de nos espaces pourra aussi totalement correspondre à vos besoins de cadre original pour un webinar ou une émission en direct ! 

Si l’espace Champs Elysées l’Atelier vous permettra de streamer votre réunion dans un cadre calme au design moderne directement inspiré du travail d’Yves Klein, l’espace Keeze Champs Elysées le Toit vous permettra d’accueillir jusqu’à 18 personnes et est équipé d’un écran parfait pour les visioconférences. Les deux terrasses du Toit, dont une donnant sur un jardin calme et silencieux, sont aussi parfaites pour imaginer des cadres pour interviews ou webinars hors du commun !

Nous savons également que le télétravail est devenu monnaie courante et que, au delà des traditionnels comités de direction ou des workshops, il vous est devenu essentiel de trouver un endroit privatif pour réunir vos équipes le temps d’une journée d’échange ou de travail dans un cocon fédérateur de bonnes ondes. C’est pourquoi, nous avons travaillé nos espaces afin de pouvoir correspondre à cette nouvelle demande de bureaux en location journalière !

Avec leurs cuisines séparées de la salle principale de travail, les espaces Saint Lazare et Opera Lafayette sont parfaits pour accueillir vos équipes dans un cadre informel et privatif. Le Keeze Saint Lazare est également équipé d’un petit salon qui sera parfait pour organiser vos calls ou vos points individuels pendant votre journée de travail. Du côté de Opera Lafayette vous apprécierez l’informalité des lieux qui se prêtent tout particulièrement au partage et à la cohésion d’équipe.

Enfin, avec la reprise annoncée des événements plus traditionnels, les espaces Trocadéro, Champs Elysées la Volière ou encore Champs Elysées la Galerie, seront tout à fait adaptés pour se réunir tout en se préservant et en respectant les règles de distanciations physiques. Avec une jauge allant jusqu’à 40 personnes, ces espaces vous permettront d’organiser tous vos événements B2B et leur grande modularité les rendent parfaits pour des événements en 100 % physique ou hybrides !

Le secteur de l’événementiel, durement touché par la crise sanitaire, est sans cesse en mouvement. Il est devenu nécessaire de ré-inventer les réunions et les séminaires en incluant une partie digitale dont l’objectif est et sera toujours de réunir les participants autour d’idées, de projets, de créer de nouveaux espaces de partages, de nouveaux modes d’échanges.

Les événements hybrides constituent sans doute l’avenir de votre projet événementiel. Outre le coût ou le temps à consacrer à l’organisation de l’événement, c’est surtout l’engagement de votre audience qui est visé par ces mutations. De plus, n’oublions pas que la manifestation hybride peut être une forme d’engagement en faveur de l’environnement. En effet, les déplacements étant restreints, la consommation d’énergie liée aux flux des participants est revue à la baisse.

Chez Keeze, nous avons à coeur de vous suivre dans vos projets ! Adaptabilité, modularité, flexibilité, des espaces ou des équipes, nous croyons que chacun de vos événements pourra créer du lien et qu’il est essentiel de placer l’humain au coeur de toutes les attentions que ce soit pour gagner en productivité ou pour conquérir vos cibles.

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