Les méthodes surprenantes de Jeff Bezos pour réussir ses réunions

Jeff Bezos, 2e fortune mondiale et PDG d’Amazon a bien quelques secrets qui l’ont conduit à une telle réussite. Certes, un peu de génie, mais aussi très certainement la gestion efficace de son temps. Il a même avoué ne passer pas plus de 6h avec ses investisseurs par an… c’est dire à quel point Jeff optimise.

Voici 2 de ces méthodes efficaces inspiré du créateur d’Amazon pour la conduite de ses réunions

 

Le Silent Start 

La clé d’une réunion efficace, au-delà de sa durée- et l’issue de celle-ci et la qualité de ces échanges. Bezos a noté chez Amazon que trop souvent,

  • Le meeting n’était pas assez préparé par le présentateur
  • Le sujet n’était pas assez bien compris par les participants
  • Le style powerpoint n’était pas propice à « challenger » ou à ouvrir des discussions sur différents aspects principaux du projet.

Le silent start consiste à imprimer des memos et à démarrer la réunion par la lecture de ces memo (jusqu’à 6 pages et avec une durée de silence jusqu’à 30minutes). Pendant cette période de temps, chacun des participants lisent attentivement, annotent, mais plus important que tout, prennent le temps de réfléchir.

« Pour nos nouveaux employés, c’est une expérience assez étrange ». Les employés ne sont pas habitués à s’asseoir tous ensemble en silence à étudier avec leurs collègues.

L’attention est entièrement focalisée sur le sujet et prépare tout le monde à la discussion en profondeur sur le sujet. Autre avantage : la rédaction de cette note prépare mieux l’intervenant à la réunion car il aura passé du temps à concentrer son projet et à en donner une lecture claire pour les participants à la réunion.

Des vraies phrases sont plus compliquées à rédiger. Il est impossible d’écrire un memo de 6 pages sans avoir réfléchi au sujet en profondeur.

Si vous craignez que cette méthode soit contre-productive et ne vous fasse predre du temps, elle permet au contraire d’en gagner énormément et augmente surtout la qualité des échanges du meeting – ce qui est fondamental et vous fera donc gagner beaucoup plus sur le long terme.

Prendre le temps de la réflexion durant une période donnée peut permettre à l’équipe de faire de grands progrès. Le problème étant que l’attention est trop souvent divisée entre les agenda, les réceptions d’emails. Le silent start a la possibilité de transformer de longues réunions pénibles en des réunions plus ouvertes, plus collaboratives, plus productives et au travers desquelles naissent de grandes idées.

 

La règle des 2 pizzas

Soucieux de l’efficacité et de l’optimisation du temps de chacun, Bezos a une autre règle simple pour les réunions : Plus vous entassez de monde dans une réunion, plus vous avez de chance qu’elle perde en productivité : la solution ?

N’ayez pas dans une réunion plus de personnes que 2 pizzas pourraient nourrir. Rachel Gillet de Fast Company écrit que le principe de travailler dans des équipes réduites est considéré comme facteur d’innovation et diminue les tueurs d’idées.

D’autres règles doivent évidemment être suivies pour une réunion réussie, mais celle-ci peut s’avérer utile notamment dans une réunion de prise de décision.

Bien que l’idée de Bezos pour ces meetings soit « less is more », vous pouvez bien sûr amener littéralement 2 pizzas, la réunion sera plus sympa et l’équipe vous remerciera  🙂

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