6 clés pour réussir un Offsite meeting

Partout en Europe s’organise des réunions « off site » – en français –  « à l’extérieur de l’entreprise », pour sortir de la routine du dur labeur quotidien et consolider la cohésion de l’équipe. Malheureusement, beaucoup de team building s’avère peu efficace, ou pire, desserve l’intérêt recherché par le séminaire. L’évènement peut donner l’impression qu’il est possible de s’amuser en dehors du bureau, et qu’une fois rentré ce sentiment disparaît. Ou l’activité Team Building qui involontairement créé un sentiment de compétition et d’hostilité entre les individus au lieu de créer une cohésion de l’équipe.

Il est donc important de se poser les bonnes questions pour la création d’un off site qui ait des conséquences positives, en réfléchissant à son organisation comme une sorte de microcosme reflétant les valeurs de l’entreprise. Une sorte de répétition générale des normes et des dynamiques de groupes que l’on peut continuer de mettre en pratique une fois de retour au bureau. IL est important donc de considérer que le scénario du offsite présente les mêmes challenges et opportunités que vous et votre équipe allez retrouver au bureau. Par exemple si l’objectif du séminaire est d’encourager les membres de l’équipe à être plus participatif, impliquer l’équipe directement dans l’organisation de la journée. Si le but est de clarifier les rôles et responsabilités de chacun, soyez clair sur les objectifs de chacun pour la préparation et sur leurs rôles durant le déroulement de la journée en elle-même.

Le paradoxe  du offsite : le séminaire a des conséquences positives et durables si ces changements sont mis en place avant le offsite… Voici donc quelques best practices pour planifier au mieux votre journée :

 

A FAIRE

Soyez clair sur les objectifs de l’offsite

Créez un agenda qui reflète et renforce ces objectifs. Par exemple durant son travail, l’équipe pourra se focaliser sur les réflexions suivantes : 1/ Réflexion sur les performances, ce qui a fonctionné et ce qu’il faut améliorer 2/ Discussion autour des opportunités et challenges actuels 3/ Plans stratégique pour l’’activité future.

Fixez des règles de base.

Assurez-vous que tout le monde sache que tout le monde se sente en confiance pour exprimer son opinion et challenger de manière constructive, sans peur que cela ne se retourne contre eux au bureau. Il est important de rappeler la confidentialité, à savoir que le contenu de ce qui a été exprimé dans le offsite est uniquement pour les personnes présentes et ne sera pas communiqué de retour au bureau- à moins que le groupe exprime la nécessité que certaines informations soient communiquées.

Demandez des suggestions anonymes.

Il est difficile dans un groupe dans laquelle se joue des dynamiques de hiérarchie de pouvoir tout exprimer librement, ou plus explicitement, de critiquer ouvertement son boss si il est présent dans la salle. Par ailleurs cela permet de constituer aussi un plan plus précis de ce qui doit être ou non dans l’agenda de la journée et faire mieux apparaître les priorités. Engager un facilitateur extérieur tel qu’un coach ou un formateur peut être utile à cet égard puisqu’il /elle pourra demander des feedbakcs et suggestions individuelles pour la planification de la journée.

Planifier des activités vraiment Team building.

Un exemple est la préparation d’un menu ensemble. L’Escape Game en est un autre exemple. Le but est pour chacun de trouver une solution commune ou d’atteindre un objectif commun dans la réalisation de l’activité. Un autre exemple peut être de contribuer à des projets caritatifs tel que d’aider à la construction d’un projet, permettant de créer un esprit d’équipe tout en donnant à la communauté.

Accordez un temps de rétrospection.

A la fin de la journée, prévoyez un moment pour le feedback sur la journée : qu’est ce qui a été accompli, quels problèmes ont été évoqués, le cadre était-il propice à des échanges ouverts et efficaces ? ces éléments vous aideront à améliorer les prochaines sessions.

 

Prévoyez un suivi.

L’une des critiques les plus récurrente des séminaires off-site et le manque de suivi et d’actions concrètes mises en place une fois l’évènement terminé. Fixez des objectifs, mettez en place des échéances et de nouvelles réunions offsite à 3 mois, 6 mois, 1 an pour vous assurer des progrès et de la durabilité des changements escomptés.

 

Un team building réussi doit offrir des opportunités pour l’équipe de changer les schémas classiques de fonctionnement et créer une nouvelle manière, si possible durable, de communiquer et de collaborer. Avec les bons inputs, une bonne préparation et un bon suivi, ce microcosme temporaire doit offrir des bénéfices durables dans les interactions des membres de l’équipe une fois de retour au bureau ! Et vous, quelle méthodologie mettez-vous en place pour vos bureaux ?

 

Un grand merci à Ben Dattner de la Harvard Business Review dont nous avons essayé d’extraire l’essence de sa pensée et pour la qualité de son travail sur ce sujet !

 

 

 

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